No existe una fórmula, marco de trabajo, metodología o consultora que asegure la mejor estrategia para transformar una organización.
En el artículo anterior, propuse que la estrategia de transformación digital es un producto para cambiar el mindset de una organización y que los clientes de ese producto son las personas de la misma organización. Por eso, pueden usar principios de innovación para descubrir la estrategia. Es decir, comiencen por definir una hipótesis de transformación digital para luego ejecutar un MVP de la estrategia, de la misma manera cómo definen una hipótesis de negocio para luego construir un MVP.
En este artículo, compartiré una estructura base para el workshop (visioning) donde los líderes de la organización definirán esa hipótesis.
Antes del workshop
Contexto
Hay mucha información disponible como casos de éxito, fracasos y cuentos de hadas.
Comiencen por investigar sobre la transformación digital. Busquen toda la información que puedan sobre el contexto local o internacional. Luego, clasifiquen todo lo que encontraron de la siguiente manera:
Transformación digital en general
Transformación digital en el sector de su organización
Transformación digital en la competencia directa
Finalmente, preparen una presentación donde resuman todo. Debe ser fácil de entender porque la usarán durante el workshop y también cuando compartan los resultados con toda la organización. Por lo tanto, inviertan tiempo y esfuerzo para lograr la mejor presentación que puedan. Si necesitan ideas, revisen estos libros:
Empatía
Programen entrevistas con los líderes y usen toda la información que recopilaron para llevarlos a posibles situaciones durante la transformación digital. Adapten técnicas de Design Thinking, Service Design o Human-Centered Design para empatizar con ellos y capturen sus reacciones e impresiones. De ser necesario, programen reuniones individuales para capacitarlos en los conceptos más importantes para elworkshop.
Fecha y lugar
Escojan la mejor ubicación y fecha. El lugar debe ser cómodo, con mucha luz y donde nadie los interrumpa. La mejor hora es en la mañana y el mejor día es el primer día del mes o cualquier lunes. Daniel Pink dio esas y otras recomendaciones sobre el tiempo en su libro When.
Durante el workshop
Todos los organizadores deben mantener la energía en alto para contagiar a los lideres. Tomen en cuenta que es imposible que todo salga como lo planificaron; por eso, no se desmotiven cuando tengan que adaptar el workshop en la ejecución. Solo mantengan el foco en terminar la definición de la hipótesis de transformación digital.
La estructura base del workshop es la siguiente:
Dinámica de activación (Aproximadamente 10 minutos)
Reglas del workshop (Aproximadamente 5 minutos)
Introducción (No más de 30 minutos)
Definición de transformación digital (Entre 1 y 1.5 horas)
Descanso (Entre 15 y 30 minutos)
Pilares de la transformación digital (Entre 1 y 2 horas)
Compromisos (No más de 30 minutos)
1. Dinámica de activación
Una dinámica de activación los ayudará a comenzar el workshop con energía. Si lo hacen correctamente, también hará que los lideres dejen de lado preocupaciones o problemas para concentrarse en definir la hipótesis. En mi experiencia, los ejercicios de calentamiento de Impro o Clown son muy potentes porque hacen reír a la gente. No olviden de escoger solo los juegos que los lideres puedan realizar sin muchas dificultades.
2. Reglas del workshop
Compartan el objetivo, estructura y el tiempo que tendrán disponible. Les sugiero que repitan constantemente que los acuerdos tendrán una fecha de vencimiento (en seis meses) y que volverán a reunirse para adaptar o cambiar la hipótesis. Esta técnica los ayudará a evitar discusiones interminables sobre el futuro o planes a largo plazo.
3. Introducción
Usen la presentación que prepararon para comparir el contexto local y mundial de la transformación digital con los lideres; y ayudarlos a recordar los conceptos más importantes. Les recomiendo quen usen técnicas de narración de cuentos para capturar su atención e inspirarlos.
4. Definición de la transformación digital
Los lideres de la organización deben definir que es transformación digital. Si cuentan con una sola definición, será menos complicado que todos vayan en la misma dirección. Revisen el libro Gamestorming de Sunni Brown & James Macanufo para seleccionar dinámicas que permitan a los lideres discutir y luego llegar a un acuerdo sobre la definición. En mi experiencia, lograrán mejores resultados si los retan a incluir palabras como “cliente”, “adaptarse”, “data”, etc.
5. Pilares de la transformación digital
Los lideres de la organización deben seleccionar los flujos de valor (value streams) donde la transformación digital crearía mayor valor de negocio. Para hacer eso, primero, necesitan mostrarles los principales flujos de valor. Vijay Govindarajan, autor del libro The Three Box Solution, propuso un método para asignar esfuerzo, tiempo y recursos de una organización; y pueden usarlo para clasificar los flujos de valor.
Box 1: El presente. Flujos que mantienen el negocio funcionando
Box 2: El pasado. Flujos que fueron exitosos en el pasado pero que necesitan olvidar
Box 3: El futuro. Flujos para crear nuevos modelos de negocio
Los líderes deben discutir y priorizar tres flujos de valor. Esperaría que prioricen flujos del Box 3 y quizás del Box 1, pero ninguno del Box 2.
6. Compromisos
Todos los líderes de la organización deben declarar cómo ayudarán durante la ejecución del MVP de la estrategia de la transformación digital y será mejor si lo escriben. Les recomiendo tomar fotos y si pueden, filmar también.
Después del workshop
Usen todos los canales de comunicación de la organización para compartir los resultados. Adicionalmente, compartan un video donde expliquen la hipótesis de la transformación digital para los siguientes seis meses.
Ejecutar el MVP de la estrategia
La hipótesis marca el terreno por donde descubrirán la estrategia para cambiar el mindset de la organización. Por lo tanto, es momento de comenzar con la transformación.
En el siguiente artículo, les mostraré qué opciones tienen para comenzar a ejecutar.